Introducción: Las obligaciones de archivo se encuentran entre las tareas más importantes de las empresas. Porque solo aquellos que conservan sus documentos correctamente pueden probar sus derechos en caso de disputa.
Pero, ¿qué documentos deben conservarse y durante cuánto tiempo? ¿Qué normativa se aplica al archivo electrónico de documentos?
¿Y cuáles son las sanciones por infracciones? En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber como empresario sobre las obligaciones de archivo.
¿Qué documentos hay que archivar?
Como empresario, debe archivar numerosos documentos. Estos incluyen, entre otros:
- Libros comerciales
- Estados financieros
- Inventarios
- Cálculo de la nómina
- Facturas
- Cartas de negocios
- Contratos
Períodos de retención
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos? Los períodos de retención de documentos pueden variar según el tipo de documento y la empresa. En principio, los libros de comercio, inventarios y estados financieros anuales, así como las instrucciones de trabajo y demás documentos organizativos necesarios para su comprensión, deben conservarse durante diez años.
Las nóminas deben conservarse durante seis años. Para cartas comerciales y facturas, el período de retención depende de su contenido. Las facturas que también sean documentos contables en el sentido del § 148 AO o que deban presentarse a la oficina de impuestos deben conservarse durante diez años. En todos los demás casos, el período de conservación es de seis años.
Archivo electrónico
¿Qué se debe considerar? También se aplican reglas estrictas al archivo electrónico de documentos. Los documentos archivados deben estar disponibles, inalterables y auténticos en todo momento.
Para ello, debe tomar las precauciones adecuadas para evitar cambios en los documentos archivados. Esto incluye, entre otras cosas, archivar los documentos en un formato de archivo que impida su posterior modificación.
Protección de Datos
¿Qué normativa se aplica al archivo de datos personales? Al archivar datos personales, las empresas deben observar normas especiales. Esto incluye, entre otras cosas, que los datos solo pueden usarse para el propósito para el que fueron recopilados. Además, los datos deben estar protegidos contra el acceso no autorizado.
Por lo tanto, es importante que los datos se transmitan y almacenen de forma encriptada. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) prevé multas elevadas en caso de infracciones.
Regularidad
¿Cómo se deben conservar los documentos archivados? Los documentos archivados deben conservarse adecuadamente. Esto incluye, entre otras cosas, que los documentos deben almacenarse de manera ordenada y sistemática. Es recomendable ordenar los documentos según su contenido o la fecha de creación.
Además, los documentos deben almacenarse de tal manera que estén protegidos de influencias externas como fuego, agua o robo.
Deberes de control
¿Cómo pueden las empresas cumplir con sus obligaciones de archivo? Para cumplir con sus obligaciones de archivo, las empresas deben verificar regularmente si todos los documentos requeridos han sido archivados y si se cumplen los períodos de retención.
Puede mantener un registro de archivo. También debe asegurarse de que todos los empleados estén informados sobre las obligaciones de archivo y también las cumplan.
Multas
¿Cuál es el riesgo de violar las obligaciones de archivo? Las violaciones de las obligaciones de archivo pueden dar lugar a multas elevadas. El monto exacto de las multas depende de varios factores, como el tipo de infracción y el tamaño de la empresa.
Las multas pueden ser de hasta 25.000 euros o incluso más. Además, una violación de las obligaciones de archivo también puede dar lugar a reclamaciones de derecho civil.
Resumen
Importancia de las obligaciones de archivo para las empresas Las obligaciones de archivo son de gran importancia para las empresas, ya que sirven como prueba en caso de litigio. Las empresas tienen que archivar numerosos documentos y observar varias reglas.
Esto incluye los plazos de conservación, el correcto almacenamiento de los documentos y el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Las violaciones de las obligaciones de archivo pueden dar lugar a multas elevadas.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Qué documentos tienen que archivar las empresas? Libros de cuentas, estados financieros, inventarios, nóminas, facturas, cartas comerciales, contratos y otros documentos relevantes.
2. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos? Los plazos de conservación pueden variar según el tipo de documento y la empresa.
3. ¿Qué normativa se aplica al archivo electrónico de documentos? Los documentos archivados deben estar disponibles en todo momento, inalterables y auténticos. Se deben tomar las precauciones adecuadas para evitar cambios.
4. ¿Qué deben tener en cuenta las empresas en materia de protección de datos? Los datos personales solo deben utilizarse para el propósito para el que fueron recopilados. Los datos deben estar protegidos contra el acceso no autorizado. Las violaciones pueden resultar en multas altas.
5. ¿Cómo pueden las empresas cumplir con sus obligaciones de archivo? Comprobando regularmente, manteniendo un registro de archivo y capacitando a los empleados.
En conclusión, se puede decir que las empresas deberían tomarse muy en serio sus obligaciones de archivo, ya que pueden servir como prueba en caso de disputa. La observación de los períodos de retención, el almacenamiento adecuado de los documentos y el cumplimiento de las normas de protección de datos son especialmente importantes aquí. Las violaciones de las obligaciones de archivo pueden resultar en multas elevadas, razón por la cual las empresas definitivamente deben cumplir con estas regulaciones.
